Những kinh nghiệm tổ chức tiệc cưới ngoài trời bạn cần biết!

Wedding Decor đã tham gia tổ chức tiệc cưới ngoài trời kể từ 2013, cho đến nay chúng tôi đã thực hiện hàng trăm tiệc cưới ngoài trời tại những địa phương khác nhau, từ tiệc cưới sân vườn nội thành Sài Gòn cho tới tiệc cưới biển Nha Trang, Mũi Né, Phú Quốc… rồi tới tiệc cưới cao nguyên tại Đà Lạt, Lâm Đồng. Nếu như bạn có ý định tổ chức một buổi tiệc cưới ngoài trời trong tương lai thì không thể bỏ qua những kinh nghiệm tổ chức tiệc cưới ngoài trờibạn cần biết mà chúng tôi tổng hợp phía dưới.

Tổng hợp những kinh nghiệm tổ chức tiệc cưới ngoài trời bạn cần biết.

Chi phí dịch vụ tổ chức tiệc cưới ngoài trời?

Từ "trọn gói" - Hiểu thế nào cho đúng?

“Trọn gói một dịch vụ tổ chức đám cưới ngoài trời của bên bạn là bao nhiêu?” Đây là câu hỏi được inbox nhiều nhất kể từ khi chúng tôi thành lập Page: tiệc cưới ngoài trời – Wedding và dù đã thực hiện hàng trăm tiệc cưới rồi chúng tôi vẫn không thể trả lời được chính xác câu hỏi này. Không biết trong câu hỏi của khách từ “trọn gói” là gồm những gì?

Các khoản phí cần cho tiệc cưới ngoài trời?

Nếu muốn tổ chức tiệc cưới ngoài trời Cô Dâu Chú Rể cần chuẩn bị các khoản chi phí sau:

• Chi phí thuê địa điểm tổ chức.
• Chi phí tiệc cưới (thức ăn, nước uống).
• Chi phí trang trí, quay phim, chụp ảnh, trang điểm, quà tặng khách.
• Chi phí tổ chức văn nghệ (sân khấu, âm thanh, ánh sáng, ban nhạc, mc, ca sĩ, game…).
• Chi phí vận chuyển, chỗ nghỉ ngơi.
• Chi phí dự phòng.

Các thông tin cần biết để làm báo giá?

Để đơn vị tổ chức có thể đưa ra một khoản ngân sách cụ thể thì Cô Dâu Chú Rể cần cung cấp thêm thông tin càng chi tiết càng tốt. Thông tin cơ bản bao gồm: Cô Dâu Chú Rể đã chọn được địa điểm tổ chức hay chưa, đó là địa điểm nào, trong thành phố hay là địa điểm du lịch cách xa thành phố. Số lượng khách mời đám cưới là bao nhiêu, vì số lượng khách mời sẽ quyết định khoản tiền cần chi cho dịch vụ ăn, uống, quà tặng nếu chỉ tổ chức trong thành phố, đồng thời phải chi thêm tiền dành cho vận chuyển, phòng nghỉ cho khách nếu tổ chức ở địa điểm xa thành phố.

Các yếu tố ảnh hưởng đến ngân sách tổ chức?

Như vậy bạn có thể thấy rằng mỗi quyết định của cặp đôi đều tác động rất lớn đến ngân sách tổ chức tiệc cưới ngoài trời, không chỉ là ở việc chọn địa điểm, hay số lượng khách mời mà còn là ở việc chọn thực đơn với những món ăn như thế nào, có quay phim hay chỉ cần chụp ảnh hay cả hai, trong thời gian diễn ra tiệc cưới chỉ cần mở nhạc hòa tấu hay cần có ban nhạc, ca sĩ, DJ để không khí thêm sôi động và lãng mạn… Vì vậy câu hỏi “Chi phí trọn gói một tiệc cưới ngoài trời là bao nhiêu?” không thể trả lời ngay được nếu nhà tổ chức thiếu thông tin.

Kinh nghiệm tính chi phí tổ chức từ một số tiệc cưới ngoài trời tiêu biểu.

Để cho các cặp đôi hình dung về giá tổ chức tiệc cưới ngoài trời cũng như sự đa dạng trong Cách thức tổ chức tiệc cưới ngoài trời, Mate liệt kê dưới đây 04 ví dụ tiêu biểu về 04 tiệc cưới ngoài trời mà chúng tôi đã thực hiện trong năm vừa qua.

Project: Jennifer & Arnaud.

Cô Dâu & Chú Rể: Jennifer & Arnaud
Địa điểm: Gold Coast Resort, Phú Quốc
Tổng ngân sách: 22.200$
Số lượng khách: 40 người
Phong cách: Châu Âu
Lập kế hoạch: Viet Nam Wedding Planner
Trang trí: Wedding Decor
Phí thức ăn, nước uống: 02.600$ (65$/người, vang + champagne)
Phí phòng ở: hai.200$ (20 phòng x 110$/phòng)
Phí trang trí: 5.000$
Phí âm thanh – sân khấu: 1.800$
Phí ban nhạc, DJ, MC, game: hai.500$
Phí trang điểm: 400$
Phí quay phim: 1.200$ (Dragon Films)
Phí chụp ảnh: hai.000$ (NAG Luis Wu)
Phí vận chuyển: hai.100$ (hàng hóa, nhân sự khứ hồi SG – Phú Quốc)
Phí vé máy bay: hai.400$ (1,04 triệu/khách/khứ hồi SG-Phú Quốc)
Phí bãi biển & hồ bơi: (không tính)
Phí điện năng: 200$

Project: Thy & Nick.

Cô Dâu & Chú Rể: Thy & Nick
Địa điểm: Diamond Bay Resort, Nha Trang
Tổng ngân sách: 19.000$
Số lượng khách: 95 người
Phong cách: Châu Âu
Lập kế hoạch: Viet Nam Wedding Planner
Trang trí: Wedding Decor
Phí thức ăn, nước uống: 5.225$ (55$/người, vang + bia, nước ngọt + nước trái cây)
Phí phòng ở: 3.440$ (43 phòng x 80$/phòng)
Phí trang trí: 5.000$
Phí âm thanh – sân khấu: 700$
Phí ban nhạc, DJ, MC, game: (không dùng)
Phí trang điểm: 400$
Phí quay phim: 1.200$ (Dragon Films)
Phí chụp ảnh: 500$ (Sweet Love Studio)
Phí vận chuyển: 1.500$ (hàng hóa, nhân sự khứ hồi SG – Nha Trang)
Phí xe bus: 900$ (xe bus 45 chỗ đưa đón SG – Nha Trang)
Phí bãi biển & hồ bơi: (không tính)
Phí điện năng: 200$

Project: Hiếu & Jonathan.

Cô Dâu & Chú Rể: Hiếu & Jonathan
Địa điểm: Lotte Legend Hotel, Sài Gòn.
Tổng ngân sách: 25.200$
Số lượng khách: 150 người
Phong cách: Châu Âu
Lập kế hoạch: Viet Nam Wedding Planner
Trang trí: Wedding Decor
Phí thức ăn, nước uống: 12.750$ (85$/người, vang + bia + nước ngọt)
Phí phòng ở: (không dùng)
Phí trang trí: 4.000$
Phí âm thanh – sân khấu: 1.800$
Phí ban nhạc, DJ, MC, game: 1.200$
Phí trang điểm: 400$
Phí quay phim: 1.200$ (Dragon Films)
Phí chụp ảnh: hai.000$ (NAG Khôi Lê)
Phí vận chuyển: 250$ (xe tải chở thiết bị)
Phí xe bus: (không dùng)
Phí bãi cỏ & hồ bơi: 1.400$
Phí điện năng: 200$

Project: Trang & Việt.

Cô Dâu & Chú Rể: Việt & Trang
Địa điểm: Coco Beach Camp, Mũi Né.
Tổng ngân sách: 15.700$
Số lượng khách: 120 người
Phong cách: Á – Âu kết hợp.
Lập kế hoạch: Viet Nam Wedding Planner
Trang trí: Coco Beach Camp
Phí thức ăn, nước uống: 3.600$ (30$/người, bia và nước ngọt)
Phí phòng ở: 02.400$ (40$/phòng x 60 phòng)
Phí trang trí: 3.000$
Phí âm thanh – sân khấu: 700$
Phí ban nhạc, DJ, MC, game: 1.200$
Phí trang điểm: 400$
Phí quay phim: 1.200$ (Dragon Films)
Phí chụp ảnh: hai.000$ (NAG Khôi Lê)
Phí vận chuyển: 300$ (xe tải chở thiết bị)
Phí xe bus: 700$ (xe bus 45 chỗ x ba xe)
Phí bãi biển & hồ bơi: (không tính)
Phí điện năng: 200$

Chi phí trung bình để tổ chức tiệc cưới ngoài trời?

Tổng ngân sách của các tiệc cưới ở trên là số tiền mà Wedding Decor tổng kết giúp cho các cặp đôi. Đây không phải là số tiền mà cặp đôi thanh toán cho các dịch vụ của Mate. Bởi vì trong quá trình tổ chức tiệc cưới ngoài trời sẽ có rất nhiều khoản chi mà cặp đôi muốn tự thanh toán trực tiếp với nhà cung cấp. Ví dụ như: tiền thuê địa điểm, tiền thức ăn – nước uống, hoặc tiền chi trả cho các đơn vị trang điểm, quay phim, chụp ảnh mà cặp đôi yêu thích… Nhưng trung bình để chuẩn bị ngân sáchtổ chức tiệc cưới ngoài trời thì cặp đôi cần có từ 300-500 triệu. Có vẻ như chi phí tổ chức tiệc cưới ngoài trời không hề rẻ nhỉ!

Phần hai: Chi phí tổ chức tiệc cưới ngoài trời mắc hay rẻ?